Bez analizy procesów biznesowych nie ma efektywności!

Obecna sytuacja rynkowa wywołana pandemią koronawirusa powoduje, że analiza procesów biznesowych staje się wyjątkowo istotna.  Weryfikujemy strategie, szukamy nowych sposobów na pozyskanie klienta i przyspieszenie spływu gotówki, aby zagwarantować stabilność naszego biznesu.

Czas przyjrzeć się procesom!

Prowadzisz firmę, to jest to doskonały czas, aby przyjrzeć się również procesom, bo to one determinują długość cyklu operacyjnego i satysfakcję klienta, a co za tym idzie, przychody i koszty!  Odpowiedz sobie zatem na kilka pytań zaczynających się od „czy na pewno nadal”:

• mam pełną kontrolę na moimi procesami biznesowymi, tj. wiem jak działają, są spisane, mam zdefiniowane odpowiedzialne osoby zarówno za procesy jak i podprocesy
• są to procesy optymalne pod kątem biznesowym, tj. wspierają generowanie moich przychodów i nie tworzą niepotrzebnych kosztów
• procesy nie utrudniają mi wdrożenia zmian np. w systemach czy organizacji

Jak analizować procesy biznesowe?

Analiza procesów biznesowych pomoże Ci zidentyfikować słabe punkty, umożliwi opracowanie ulepszeń oraz podjęcie decyzji, które z nich są warte wprowadzenia i w jakiej perspektywie czasowej. Niezależnie od tego co wybierzesz jako końcowy cel analizy procesów biznesowych, poznaj pięć etapów, które musisz przejść:

ETAP I
Określ konkretny proces do analizy

Analizuj w pierwszej kolejności procesy o znaczeniu krytycznym, czyli takie, które mają bezpośredni wpływ na klienta, produkt, przychody, wydatki lub inne ważne elementy działania firmy (np. proces obsługi klienta, proces sprzedaży produktu czy aktywacji usługi). Pamiętaj, aby dokładnie zdefiniować punkt początkowy i końcowy procesu, bo to determinuje efektywność całej analizy.

ETAP II
Zbierz niezbędne informacje

Na tym etapie Twoim głównym zadaniem jest przejrzenie wszystkich źródeł informacji o procesie – zapoznaj się z obowiązującymi dokumentami, procedurami i przeprowadź wywiady z zaangażowanymi osobami. Wymaga to czasu i dokładności, ale na pewno zaprocentuje w kolejnych fazach.

ETAP III
Mapuj proces

Mapowanie procesów biznesowych to nic innego jak ich wizualizacja. Odfiltruj więc wszystkie istotne informacje, które zebrałeś i  przedstaw je w uporządkowany sposób. Zobaczysz w ten sposób duży obraz tego co działa i co nie działa oraz łatwo zidentyfikujesz  ryzyka, które wiążą się z różnymi komponentami procesu. Możesz wykorzystać tutaj darmowe programy wspomagające typu https://www.ariscommunity.com/aris-express/download.

ETAP IV
Przeanalizuj proces

Teraz, gdy masz już wszystkie potrzebne informacje i wizualizację całego procesu, czas na dogłębną analizę. Odpowiedz sobie na pytania:

• Jakie są najważniejsze elementy procesu? Jak duży jest ich wpływ na klienta, produkt, przychody, koszty?
• Czy występują jakieś systematyczne opóźnienia lub problemy w procesie? Co jest ich przyczyną?
• Czy określony element procesu wymaga zbyt wielu zasobów? A może za mało osób obsługuje ten proces?
• Jak można to naprawić? Jak zmienić?

To tylko kilka pytań, o których należy pamiętać analizując proces. W zależności od specyfiki procesu i kontekstu firmy na pewno powstanie ich dużo więcej.

ETAP V
Zdefiniuj potencjalne ulepszenia

Istotą wszystkiego co zrobiłeś w poprzednich etapach, było zrozumienie jak ulepszyć proces biznesowy. Oczywiście nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Usprawnienia, które się sprawdzą zależą od specyfiki procesu i Twojej firmy. W zależności od ustaleń to Ty decydujesz, czy wprowadzisz niewielkie zmiany w procesie, czy całkowicie go zmodyfikujesz. Pamiętaj jednak, aby przygotować plan wdrożenia dzieląc go na poszczególne fazy, czyli priorytety. Nie wprowadzaj wszystkich zmian jednocześnie i koniecznie mierz efekty.

Wniosek

Analiza procesów biznesowych jest niezbędna do optymalizacji procesów.
Teraz, kiedy już wiesz, jak to działa, czas na praktykę – analizuj, zmieniaj i kontroluj!

Zainteresowanych analizą procesów biznesowych zapraszamy do kontaktu mailowego – kontakt@doradztwowbiznesie.pl